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Trabajar juntos en cualquier lugar

Trabajar juntos en cualquier lugar

Un manual sobre trabajar a distancia y con éxito para individuos, equipos y gerentes

Muchos empleados ahora pueden trabajar fácilmente desde casa.

Hoy día, gracias a los avances en la capacidad de intercambio de información y archivos de internet, muchos trabajadores pueden hacer su trabajo desde lugares remotos. A menudo pueden establecer sus propios horarios y trabajar cuando mejor les convenga.

Todo está en la nube. Soy tan efectivo desde casa o cuando viajo al extranjero como si estuviera en la oficina. ( – Nick Timmons, director de ventas de Personify)

Las empresas permiten cada vez más acuerdos de trabajo flexibles, incluido el trabajo a distancia. En 1995, solo el 9% de los empleados trabajaban a distancia; para 2015, el 37% lo hacía. En 2016, el 43% de los empleados en Estados Unidos trabajaban a distancia al menos ocasionalmente. Las empresas que no ofrecen la posibilidad del teletrabajo pueden tener más dificultades para contratar nuevo personal y retener a sus mejores empleados.

Permitir el teletrabajo se está convirtiendo en una práctica básica de gestión.

Las empresas ofrecen teletrabajo para lograr múltiples ventajas:

  • Mantener la competitividad: retener y atraer el talento – Para muchos empleados, trabajar a distancia es una condición laboral esencial, incluso no negociable. Algunas empresas no pueden encontrar el talento experto que necesitan en su área inmediata, por lo que deben contratar trabajadores a distancia. En 2013, la empresa de gestión de datos Formstack, con sede en Indianápolis, adoptó un acuerdo de “oficina opcional” para todas las nuevas contrataciones. Para 2018, solo 35 de sus 80 empleados vivían en o cerca de Indianápolis.
  • Crecer y reducir la empresa – Con empleados remotos que trabajan en proyectos específicos, las empresas pueden aumentar o reducir fácilmente el tamaño de su fuerza de trabajo en función de las tendencias empresariales y otros factores. El desarrollador de software Teamed, por ejemplo, establece equipos virtuales de trabajadores remotos de todo el mundo para proyectos de software específicos que luego libera una vez que los proyectos se dan por conluidos.
  • Reducir los costos y aumentar las ganancias – El ahorro de costos es la razón principal por la que las empresas están cambiando al teletrabajo. Las organizaciones pueden ahorrar sustancialmente si reducen los gastos generales a través del teletrabajo; la empresa promedio ahorra US$10.000 anuales por cada empleado de teletrabajo de tiempo completo. Los empleadores también pueden ahorrar en salarios. Por ejemplo, una empresa de California puede pagar a un programador en Hanoi mucho menos de lo que paga a un programador en San Francisco.

El trabajo remoto requiere de una sólida comunicación en línea, un almacenamiento de archivos efectivo y un plan de colaboración viable.

Una operación eficiente de teletrabajo requiere una comunicación en línea fácil y rápida; una ubicación accesible y compartida para el almacenamiento de archivos, y un sistema práctico para facilitar la colaboración entre los empleados remotos. Los ejecutivos y los empleados deben compartir una visión sobre el teletrabajo, y todos necesitan acceso a la misma información básica sobre los detalles del proceso.

Dirigir una fuerza de trabajo remota no es muy difícil mientras la relación con sus empleados remotos sea sólida. ( – Allie Schwartz, vicepresidenta de Fog Creek Software)

Numerosas herramientas permiten la colaboración activa entre trabajadores remotos. Consideremos el ejemplo de los desarrolladores de software que interactuaron a distancia con éxito durante muchos años para crear productos de software sobresalientes. Entre las herramientas avanzadas que ayudan a los trabajadores remotos a sentirse cerca unos de otros se incluyen el chat en grupo, las videoconferencias y el software de oficina virtual y telepresencia.

Cuando tengan la oportunidad, los empleados deben aprovechar al máximo su tiempo de cámara web cara a cara con gerentes y colegas para que conozcan a las personas con las que trabajan a distancia. Esto es en particular importante para miembros de equipos en diferentes ciudades o países. Los equipos internacionales deben coordinar la comunicación debido a diferentes husos horarios. Algunos equipos remotos se organizan de norte a sur en lugar de este a oeste. En algunos equipos, los miembros trabajan por turnos, de modo que algunos están ocupados durante las horas normales y otros trabajan durante las horas libres.

Algunos trabajadores creen que deben instalarse en el mismo espacio de oficina para ser eficientes. Pero como lo explica Bill Krebs, fundador de Agile Dimensions: “La gente cree que quiere instalarse. Lo que realmente quieren es una comunicación de banda ancha”.

Las empresas con trabajadores a distancia deben elevar la moral de los trabajadores a distancia y celebrar reuniones efectivas en línea.

Puede esperar resentimiento –y eventuales problemas– si microgestiona a los trabajadores remotos. Provoca resistencia cuando demuestra que no confía en sus trabajadores a distancia y monitorea todo lo que hacen.

Las notas de agradecimiento, los mensajes cortos y dulces y las felicitaciones de cumpleaños son mucho más relevantes e importantes cuando se está a distancia. ( – Soulaima Gourani, CEO de Trade Conductor)

Los gerentes deben felicitar a los empleados remotos que hacen un buen trabajo y las empresas deben expresar su agradecimiento a los miembros del equipo virtual. Por ejemplo, algunas empresas entregan cajas de bocadillos a los trabajadores remotos en reconocimiento del trabajo bien hecho. Otras empresas proporcionan membresías de gimnasio o servicios de limpieza de casas, u organizan grupos en Yammer, como clubes de lectura, grupos de cocina e intercambio de fotos de mascotas.

Para llevar a cabo reuniones en línea sin contratiempos, usted y sus trabajadores remotos necesitan conexiones de internet robustas y estables y equipos técnicos de alta calidad, especialmente equipos de videoconferencias y auriculares con cancelación de ruido para eliminar el ruido de fondo. Cuando realice reuniones virtuales, grábelas para los trabajadores que no puedan participar. Asegúrese de que los participantes puedan hacer comentarios sin interrumpir al orador. Para las videoconferencias, los moderadores pueden utilizar tarjetas que digan, por ejemplo, “Está en silencio”, “Más despacio” o “Está congelado” para resolver problemas. El chat grupal o la mensajería instantánea funciona bien para las reuniones de audio.

Algunas empresas temen que trabajar a distancia perjudique la productividad, pero no ocurre.

El teletrabajo plantea preocupaciones a muchos líderes que no están familiarizados con él. Una de esas preocupaciones es la productividad. Los gerentes no pueden ver si los trabajadores a distancia están haciendo su trabajo excepto cuando evalúan el cumplimiento de sus objetivos. Pero, de hecho, los equipos remotos suelen ser más productivos que los equipos de oficina porque deben cumplir con métricas cuantificables.

Algunas compañías usan software de monitoreo y dispositivos que registran cada acción que el empleado remoto realiza. Esto aniquila la confianza. En su lugar, los gerentes deberían centrarse en los resultados y se enterarán con prontitud si los empleados remotos no logran sus objetivos.

Mucho de lo que estamos viendo no es nuevo. Es solo que las tecnologías hacen que trabajar desde cualquier lugar sea posible para mucha más gente. ( – Pilar Orti, directora de Virtual not Distant)

El teletrabajo significa que las empresas deben actualizar sus protocolos de seguridad. American Express, JPMorgan Chase, The Hartford, ADP, UnitedHealth Group y Wells Fargo hicieron la transición a una mayor seguridad. La mayoría de los enfoques rutinarios de las empresas en materia de seguridad de datos incluirán sus equipos remotos. Según Global Workplace Analytics, el 92% de los gerentes con empleados remotos no reportan problemas de seguridad de datos.

Haga la transición al trabajo a distancia poco a poco. Si algo no funciona, invierta sus pasos e intente algo más.

Las empresas deben hacer la transición con cuidado. Monitoree y evalúe cada paso. Scrum, una parte de la metodología de proyectos ágiles, ofrece un modelo que vale la pena seguir cuando su empresa adopte el teletrabajo.

Pruebe las cosas en pequeños pasos para que haya un riesgo limitado y una oportunidad de cambiar rápidamente si las cosas no funcionan. ( – Jeremy Stanton, vicepresidente sénior de Amino Payments)

Scrum es iterativo, en el sentido de que implica pequeños hitos medibles que se construyen unos sobre otros. Un equipo de planificación scrum se reúne después de cada hito, revisa el progreso y decide aprobar el enfoque, ajustarlo o intentar algo diferente.

Para que el teletrabajo sea exitoso, los trabajadores a distancia necesitan la tecnología, las herramientas y el software adecuados.

Las barreras técnicas para la comunicación se están desvaneciendo rápidamente. Las empresas deben asegurarse de que los empleados que trabajan a distancia cuenten con las herramientas, aplicaciones, software y hardware que necesitan, entre ellas una computadora eficaz, internet de alta velocidad, auriculares, una cámara web y herramientas de videoconferencia fiables.

La clave del éxito del teletrabajo es encontrar la combinación óptima de habilidades, herramientas y mentalidad.

Para una máxima eficiencia, los trabajadores y equipos remotos dependen de una comunicación clara y con gran ancho de banda. Cada trabajador necesita saber cómo funcionan sus herramientas de telecomunicación. Constantemente aparecen nuevas herramientas remotas, tecnología, software y aparatos de alta tecnología, así que, aunque esta lista de opciones no es definitiva, sí ofrece algunas alternativas probadas:

  • Lluvia de ideas y planificación – El uso de Web Whiteboard permite una rápida y fácil colaboración en línea. Dropbox Paper proporciona un espacio de trabajo remoto que facilita la creación y la coordinación. MeetingSphere One ayuda a los equipos remotos a llegar a resultados grupales durante conferencias telefónicas.
  • Toma de decisiones – Ideaflip ayuda a los equipos remotos a refinar y dar forma a sus ideas. Loomio fomenta discusiones inteligentes entre equipos remotos y les ayuda a tomar decisiones inteligentes. Yabbu permite discusiones fluidas entre trabajadores remotos.
  • Edición de documentos – Draft, un software líder de control de versiones, permite a un trabajador remoto u otro hacer cambios a un documento maestro, pero los cambios no se convierten en parte del documento final sin aprobación. Google Docs permite a los trabajadores remotos editar en grupo un documento compartido.
  • Chat en grupo – Front es una bandeja de entrada que los trabajadores remotos comparten. Las herramientas de comunicación a distancia más populares son Slack y Skype. Twist ayuda a los trabajadores remotos a mantenerse enfocados durante conversaciones en línea.
  • Videoconferencias – Amazon Chime mejora la calidad de audio y video para las reuniones en línea. Catch crea mensajes en video que desaparecen después de 24 horas. A través de Google Chrome, Loom permite que los trabajadores compartan las pantallas de sus computadoras con otros en su equipo virtual.
  • Reuniones en línea – Instant Agenda permite a los trabajadores remotos crear agendas, rastrear puntos de acción, registrar decisiones y encuestar a los asistentes. Lucid Meetings ayuda a los equipos remotos a programar horarios, enviar recordatorios de calendario, acordar un orden del día, registrar los elementos de acción y reunir las opiniones de los usuarios.
  • Administración de contraseñas – Dashlane y Last Pass pueden administrar todas sus contraseñas. Zoho Vault es un gestor de contraseñas en línea para equipos.
  • Asistentes virtuales – Moneypenny satisface las necesidades de los trabajadores remotos en cualquier momento y lugar. VirtualEmployee y Zirtual son asistentes virtuales populares.
  • Retroalimentación – Officevibe permite una retroalimentación honesta del equipo a distancia. Team Canvas ayuda a los equipos de trabajo remotos a resolver desacuerdos.
  • Oficina virtual – Pukkateam permite a los miembros del equipo virtual ver el estado de cada uno en línea. Sococo crea avatares en línea para trabajadores remotos que todos pueden ver. El software ofrece un lugar de encuentro para chatear.
  • Gadgets útiles – Chatlight es para el videochat. Rocketbook es un cuaderno “mágico” con conectividad digital que mejora la comunicación a distancia. Sidecar permite a los trabajadores adjuntar tabletas a computadoras portátiles para funcionar como monitores adicionales.

Trabajar a distancia puede hacer que los trabajadores y sus gerentes sean mejores en sus trabajos y también puede hacerlos mejores personas.

Ser un trabajador a distancia significa que debe aprender un nuevo estilo de comunicación y estar dispuesto a compartir. Participar en un equipo virtual le permitirá conocer gente y estar más atento a sus necesidades. Debe aprender a vincularse con sus colegas bajo nuevas formas.

Muchas herramientas les ayudarán a colaborar, pero no necesariamente les ayudarán a conocerse personalmente. Nos hemos puesto a la vanguardia de la tecnología, pero también tenemos que hacerlo en el contacto y desarrollar empatía con los demás. ( – Howard B. Esbin, CEO de PlayPrelude)

Para los gerentes, supervisar a los trabajadores remotos requiere estar dispuesto a confiar en ellos. A medida que aprenda a hacerlo, mejorará como gerente, y usted y los miembros de su equipo podrán crecer juntos para convertirse en mejores personas.

Sobre las autoras

Lisette Sutherland es directora de Collaboration Superpowers y cofundadora de Virtual Team Talk, una comunidad en línea de 500 entusiastas de los equipos virtuales. La editora independiente Kirsten Janene-Nelson es consultora con más de 25 años de experiencia en la publicación de libros.

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